คุณสามารถกลับบ้านตรงเวลาได้เสมอด้วยกฏง่ายๆ ต่อไปนี้
เพื่อการทำงานอย่างชาญฉลาดและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
มีคำยืนยันอย่างเป็นทางการแล้วว่าคุณทำงานมากเกินไปจริงๆ การสำรวจทางด้านแรงงานของรัฐบาลอังกฤษพบว่า ความวิตกกังวลจากการทำงานทำให้เกิดการสูญเสีย 11.4 ล้านในวันทำงาน ในปี 2008-2009 โดยมีถึง 6 ล้านคนที่ทำงานหนักมากกว่า 45 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ฟังดูคุ้นๆ ไหม แต่คงไม่จำเป็นต้องทำอย่างนั้นเสมอไป “การอยู่ดึกไม่ได้ทำให้ขวัญกำลังใจหรือผลงานเพิ่มขึ้น และไม่ได้ให้ผลยั่งยืนในระยะยาวครับ” ดร.เดวิด สเปนเซอร์ อาจารย์อาวุโสสาขาเศรษฐศาสตร์แห่งมหาวิทยาลัยลีดส์ กล่าว การศึกษาจากคณะพาณิชยศาสตร์ มหาวิทยาลัยฮาร์วาร์ด พบว่าลูกจ้างที่เลิกงานตรงเวลาจะมีผลงานดี พวกเขาจะสื่อสารได้มีประสิทธิภาพกว่า วางแผนล่วงหน้าและจัดสรรงานได้ดีขึ้น บทสรุปสั้นๆ ของเราก็คือ จงทำงานให้น้อยลงแต่มีผลงานมากขึ้น
หลักการที่ดีคือ เคลียร์อีเมลและเปิดพื้นที่ไว้สำหรับงานด่วนที่เข้ามาอย่างไม่คาดคิด แต่จะให้ได้ผลคุณต้องแจกจ่ายงานเปลืองแรงออกไปให้คนอื่นทำบ้าง ลองใช้เทคนิคต่อไปนี้เพื่อให้มั่นใจได้ว่าเมื่อถึงเวลากลับบ้านคุณจะไม่ติดแหง็กอยู่ที่โต๊ะ เฝ้ารอว่าจะได้ดินเนอร์แสนหวานกับหน้าจอคอมพิวเตอร์อีกค่ำคืนหนึ่ง
ใช้ประโยชน์จากการแบ่งงาน
“แบ่งเวลาของคุณออกเป็น 4 ช่อง” นีล ชาห์ จากสมาคมจัดการความเครียด แนะนำ ช่องที่หนึ่งสำหรับงานสำคัญและเร่งด่วน ช่องที่สองสำหรับงานด่วนแต่ไม่สำคัญมากนัก ช่องที่สามสำหรับงานสำคัญที่ไม่เร่งด่วน และช่องสุดท้ายสำหรับงานที่ไม่สำคัญและไม่เร่งร้อน “คุณจะเริ่มทำงานในช่องสองก็ต่อเมื่องานในช่องแรกเสร็จหมดแล้ว” ถ้ามีงานแทรกเข้ามาก็ให้จัดลงในช่องที่เหมาะสม แทนที่จะให้งานใหม่มารบกวนงานที่ทำอยู่
จัดชั่วโมงเช็คอีเมลประจำวัน
“จัดการกับอีเมล เวลาที่คุณไม่ค่อยสดชื่นเท่าไหร่ เพราะอีเมลส่วนมากไม่ต้องใช้ความคิดอะไรมากมายนัก” เดวิด อัลเลน ผู้เขียนหนังสือ Getting Things Done กล่าว เดวิดแนะนำให้ใช้เวลาเช็คอีเมลสักหนึ่งชั่วโมง ตอนช่วงบ่ายสาม ขณะที่ระดับพลังงานของคุณเริ่มลดลงและคุณเริ่มคิดถึงการออกไปข้างนอก เป้าหมายคือการใช้ช่วงเวลาที่เริ่มจะเนือยไปกับการอัพเดตอีเมลของคุณ “วิธีนี้ช่วยให้คุณจดจ่อกับงานสำคัญที่คุณต้องทำให้เสร็จ แทนที่จะปล่อยให้ตัวเองวอกแวกไปกับข้อความล่าสุดที่น่าสนใจ”
ทบทวนช่วงวันหยุด
“กันเวลาส่วนหนึ่งไว้สำหรับตรวจดูตารางและรายการงานที่ต้องทำ เพื่อให้แน่ใจได้ว่าคุณจะได้ออกจากออฟฟิศในเวลาที่ต้องการช่วงอาทิตย์หน้า เช็คตารางงานของตัวเองตอนสิ้นสัปดาห์ เวลาที่ดีที่สุดคือวันศุกร์ บ่ายสองถึงบ่ายสี่” อัลเลนแนะนำ “ลองคิดถึงโปรเจ็กต์ใหม่และตัดสินใจในประเด็นที่กำลังจะมาถึง เรื่องต่างๆ จะได้ไม่ถาโถมเข้ามาปะทะคุณแรงจนเกินไป” วิธีง่ายที่สุดคือการจดรายการงานที่คุณต้องทำทุกอย่างในสัปดาห์หน้าออกมา และอย่าลืมใช้เวลาเล็กน้อยวิเคราะห์ว่าอะไรที่ไม่สำเร็จบ้างในสัปดาห์ที่ผ่านมา บันทึกที่คุณจดเอาไว้จะช่วยหยุดไม่ให้ข้อผิดพลาดเดิมๆ เกิดขึ้นซ้ำอีกในครั้งหน้าถ้าคุณต้องรับมือกับงานลักษณะเดิม การใช้เวลาทบทวนเพียงสองชั่วโมงจะช่วยประหยัดเวลาให้คุณราวหนึ่งชั่วโมงต่อวัน และช่วยให้มั่นใจได้ว่าเมื่อถึงเวลาออกจากออฟฟิศ คุณจะสะพายกระเป๋า ก้าวเท้าออกไปได้อย่างผ่อนคลายและมั่นใจ
กำหนดเวลาให้สั้น
กฏของพาร์คินสัน จากบทความปี 1955 ในนิตยสาร The Economist ของ ไซริล พาร์คินสัน กล่าวไว้ว่า “งานจะขยายตัวออกเท่ากับเวลาที่กำหนดว่าต้องทำให้เสร็จ” คุณสามารถปรับเอาคตินี้ไปใช้กับการทำงานของคุณเองได้ด้วยการกำหนดเวลาส่งงานให้สั้นลง “ถ้าคุณให้เวลาตัวเองไม่กี่ชั่วโมงในการทำงาน คุณจะปรับกลยุทธ์โดยอัตโนมัติเพื่อทำงานชิ้นนั้นให้สำเร็จ” อัลเลนกล่าว ไม่จำเป็นต้องถามเจ้านายว่าคุณจะส่งรายงานเร็วกว่ากำหนดได้ไหม แต่บังคับตัวเองให้ตั้งเวลาสั้นลง โดยแบ่งโปรเจ็กต์ออกเป็นขั้นๆ หรือเป็นบทๆ ไป ที่ปรึกษาด้านการจัดการเวลา แคลร์ ทอมป์คินส์ แนะนำ และขอให้เพื่อนร่วมงานช่วยอ่านงานของคุณ หรือสัญญากับลูกค้าว่าจะให้รายละเอียดความคืบหน้าของงานภายในวันที่กำหนด วิธีนี้ช่วยให้แน่ใจว่าเวลาที่คุณทำงานเร็วขึ้น คุณภาพของงานก็ยังไม่เสียด้วย
เมินใส่แบล็คเบอรี
“อย่าเช็คอีเมลผ่านแบล็คเบอรี” อัลเลนย้ำเตือนคนที่เสพติด BB อยู่บ่อยๆ บริษัทซอฟท์แวร์ Neverfail พบว่า คนจำนวนมากถึง 94 เปอร์เซ็นต์ใช้มือถือเช็คอีเมลหลังเลิกงานหรือระหว่างวันหยุด คุณสามารถหยุดพฤติกรรมนี้ได้โดยการปิดระบบแจ้งเตือนอีเมลเข้าขณะก้าวขาออกจากออฟฟิศ “ส่วนใหญ่แล้วคุณยังไม่จำเป็นต้องจัดการกับอีเมลที่เข้ามาในทันที นอกเสียจากว่าจะเป็นอีเมลจากต่างประเทศ” อีวานส์กล่าว การเช็คอีเมลนอกออฟฟิศเป็นการลดประสิทธิภาพการทำงานด้วย ถ้าคุณไม่สามารถจัดการเรื่องนั้นๆ ได้ในทันทีที่อ่าน คุณอาจจะลืมไปเมื่อถึงเช้าวันจันทร์ นั่นหมายความว่าคุณต้องเสียวลาแทนที่จะประหยัดเวลา เพราะฉะนั้นปิดระบบแจ้งเตือนเมลในมือถือเสีย แล้วใช้ชีวิตอย่างมีประสิทธิภาพและมีความสุขกันมากขึ้นดีกว่า